Als particulier onderzoeksbureau krijgen wij regelmatig te maken met bedrijven die een vermoeden hebben dat fraude wordt gepleegd door een (ex-)medewerker, zoals het vervalsen van facturen, werkgeversverklaringen of het aanpassen van e-mailcommunicatie. Hoe wordt zo’n onderzoek aangepakt en welke bewijsmaterialen zijn belangrijk? In deze blog nemen we u mee in het proces van een fraudeonderzoek.
Is er een gerechtvaardigd belang?
‘Het gerechtvaardigd belang is afhankelijk van verschillende aspecten: de verdenking naar de medewerker moet onderbouwd zijn en het belang en/of de schade van het bedrijf moet groter zijn dan de privacy van de medewerker die wordt geschonden bij het uitvoeren van het onderzoek.’
Nadat wij het gerechtvaardigd belang hebben vastgesteld, gaat het onderzoek van start. In de basis is het bij fraudeonderzoek van groot belang om voldoende en doorslaggevend bewijs te verzamelen dat aantoont:
- Dat daadwerkelijk sprake is van fraude
- Door wie de fraude zeer waarschijnlijk is gepleegd.
Bij een dergelijk onderzoek wordt bij aanvang veel documentatie verzameld, die aanwijzingen voor fraude kunnen bevatten, zoals onterechte declaraties of vervalste facturen.
Verzamelen van bewijs
Het bewijs dat wordt verzameld in fraudeonderzoeken is overwegend digitaal. Kun u zich nog herinneren dat boekhouding bestond uit archiefkasten vol ordners, gevuld met duizenden pagina’s aan papier? Tegenwoordig is een uitsluitend papieren boekhouding zeldzaam. Het gebruik van een HRM-systeem of financiële administratie is niet meer weg te denken uit het huidige bedrijfsleven. Alle communicatie rondom facturen, declaraties of financiële onderbouwing verloopt digitaal: telefonisch, per e-mail of via een formulier.
De overgang naar digitaal is handig, maar er is een valkuil; digitaal zijn talloze mogelijkheden om een cijfertje te wijzigen of tekst vakkundig te transformeren. Gelukkig hebben wij de juiste tools en kennis in huis om fraude op te sporen.
Een methode om te beoordelen of een digitaal document is vervalst, is om op zoek te gaan naar het origineel en deze te vergelijken met de vervalste versie. Een nadeel is dat het origineel vaak een papieren versie is, die al lang in een shredder is verdwenen. In dit geval kunnen wij digitale wijzigingen aan het licht brengen door gebruik te maken van forensische tools.
Vervalste e-mails
Mailboxen zijn van groot belang bij fraudeonderzoeken. Verstuurde e-mails (of juist verwijderde!) kunnen veel inzicht geven bij fraudeonderzoeken. NFIR beschikt over forensische tooling die ontvangen, verstuurde en zelfs definitief verwijderde e-mails inzichtelijk kan maken.
E-mails kunnen ook vervalst zijn. In het geval dat wordt getwijfeld aan de authenticiteit van een e-mail, kan de header ervan worden onderzocht: is de e-mail daadwerkelijk verzonden door die persoon? In een e-mailheader staat belangrijke informatie over de afzender, ontvanger, datum, tijdstip en de route die de e-mail heeft afgelegd. Ook kan andere activiteit rondom de e-mail in kwestie uit relevante mailboxen verzameld worden.
Het bewijs is verzameld, en nu?
Indien voldoende overtuigend bewijs van de fraude is verzameld, kan een confronterend gesprek worden aangegaan met de medewerker in kwestie. In zo’n gesprek wordt de betrokkene geconfronteerd met het verzamelde bewijs, wat kan resulteren in een bekentenis van deze persoon. Van dit gesprek wordt een gespreksverslag opgemaakt. Dit gespreksverslag wordt tezamen met al het verzamelde bewijs samengevoegd tot een onderzoeksrapportage, die bruikbaar is in een eventuele rechtszaak tussen het bedrijf en de frauderende medewerker.
Hoe zou fraude kunnen worden voorkomen?
NFIR adviseert ook altijd hoe voorkomen kan worden dat een vergelijkbaar incident weer plaatsvindt. De adviezen die NFIR over het algemeen geeft bij fraudegevallen zijn:
- Maak meerdere personen samen verantwoordelijk voor één onderdeel;
- Voer een duidelijk bedrijfsbeleid door (met disciplinaire maatregelen);
- Laat medewerkers bewustzijnstrainingen volgen om bewustwording te creëren rondom fraude.
Heeft u vermoedens van fraude in uw organisatie? Neem contact met ons op en wij kijken samen wat wij voor u kunnen betekenen.
